Tööd alustas uus e-posti platvorm

Uue platvormiga välja tuleku juures on meil üks olulisi eesmärke võimalikult vähe häirida oma klientide igapäevatööd, mistõttu saavad alguses vaikimisi selle kasutajateks meie uued kunded.

Neil, kes Zone infosüsteemi juba tarbivad, on peagi võimalik ise valida hetk, mil soovitakse oma postkastid uuele platvormile üle tõsta. Kuna paljude lõppkasutajatega klientide jaoks ei ole see triviaalne ülesanne, siis esialgu me kedagi tagant kiirustada ei kavatse.

Järgnevalt proovin kirjeldada uue Zone webmaili võtmeomadusi, mis võiksid ahvataleda kõiki seda kasutama.

Uuel platvormil on kolmekordne töökindlus

Interneti olelusteenuste (veebimajutuse jms) kontekstis on e-post paljude teenusepakkujate ja kasutajate silmis teenimatult teisejärguline teenus, mille töökindlusele erilist tähelepanu ei pöörata ning millelt oodatakse ainult vaikselt taustal tiksumist. Pahatihti hoitakse kasutajate postkaste lausa veebiserveris, mis meie nägemuses on lubamatu.

Meil on alati e-posti teenindamise jaoks olnud eraldi füüsiline serveripark, milles igale infosüsteemi rollile on omad serverid (e-posti vastuvõtjad, välja saatjad, rämpspostifiltrid, antiviirused, proksid, postkastide säilitamine jne) ning enamus neist dubleeritud.

Nüüd astume sammukese veel edasi. Kasutaja postkasti säilitab tulevikus korraga mitte üks või kaks, vaid lausa kolm serverit, mis saavad talitluspidevuse säilitamise eesmärgil olema hajutatud mitme andmekeskuse vahel.

See tähendab, et isegi ühe või kahe serveri täieliku häivimise korral ei pea me kliendi teenuse taastamiseks veel kasutama varukoopiaid, vaid lihtsalt suunama päringud ümber kolmandale serverile.

Varukoopiatest ei pääse loomulikult üle ega ümber, neid jääme jätkuvalt tegema. Mitmeid teenuse üldise jätkusuutlikkusega seotud riske on võimalik maandada vaid varukoopiate abil.

Uus platvorm on vaikimisi turvalisem

Nende aastakümnete jooksul, mil oleme e-posti teenuse pakkumisega tegelenud, on ühiskonna ootused andmete privaatsusele muutunud palju nõudlikumaks ning e-posti puudutav seadusandlus samuti karmistunud.

Seetõttu on meie uues platvormis läbivalt kasutusel krüpteeritud ühendused TLS (Transport Layer Security) tehnoloogial, maandamaks salasõnade või kasutaja andmete lekkega seotud riske.

NB! Pane nüüd hästi tähele! See tähendab järgmist:

• POP3 ja IMAP protokollid on ligipääsetavad ainult nende krüpteeritud vormides POP3S (TCP port 995) ja IMAPS (TCP port 993);
• SMTP ühendus on samuti ligipääsetav ainult selle krüpteeritud vormis, kasutusel on SMTPS (TCP port 465) ja SMTP STARTTLS (TCP port 587).

Kuna sisuliselt käsitletakse pea igas postkastis isikuandmeid, siis on selline lähenemine nende kaitse kontekstis igati õigustatud. Nii aitame oma klientidel vältida mitmete elementaarsete riskide realiseerumist ja vähendada nendega seotud võimalikke kahjusid.

Rämpsposti ja pahavara eemaldamine on efektiivsem

Rämpspostifilter tegutseb nüüd efektiivsemalt, konkreetsemalt ja lausa 10x kiiremini.

Rämpspost pannakse edaspidi vaikimisi serveri pool hoitavasse eraldi kausta. Kui seni võisid rämpsuks klassifitseeritud kirjad märgistatuna jõuda ka kasutaja sisenevasse postkasti (inbox), siis uues platvormis hoitakse seda puhtamana.

Tähelepanu! Oluline on teada, et 30 päeva peale rämpskirja saabumist kustutakse see serveri poolt automaatselt ära.

Rämpsposti märgistamine kirja pealkirjas või sisus lõpeb aga ära. Erinevalt praegusest ei muudeta tulevikus enam rämpspostiks loetava kirja sisu ega pealkirja, need jäävad samaks. Kogu kirja rämpsuks klassifitseerimist puudutav täiendav info lisatakse kirja päistesse. Kiri pannakse rämpsposti kausta oma algse välimusega.

Rämpsposti tõkestamine muutub personaalsemaks.

Rämpsposti tuvastamise tundlikkuse seadistamisel võetakse senise domeenipõhise punktisüsteemi asemel kasutusele uus süsteem, mille “rangust” iseloomustab neli taset, mida saab määrata igale postkastile eraldi.

Need tasemed on:

• deaktiveeritud
• madal
• keskmine
• kõrge.

Vaikimisi seadistatakse rämpsposti tuvastustundlikkus keskmisel tasemele.

Arvestades globaalseid trende, ei ole pahavara tõkestamisega tegelevat antiviirust võimalik uues e-posti infosüsteemis ka enam välja lülitada.

Sellega seoses, kuna spämmi tõrjuvad kõik, on uuel platvormil kõik väljasaadetavad kirjad laitmatud. Zone.ee webmaili platvorm garanteerib, et SPF ja DKIM oleks korras ja nii väheneb drastiliselt tõenäosus, et välja saadetud oluline kiri lõpetaks saaja spämmikaustas.

Täiendatud turvalisus

Lisaks postkasti peasalasõnale on uues infosüsteemis võimalik luua täiendavaid salasõnu, mida saab kasutada erinevates rakendustes või seadmetes.

See võimaldab näiteks kasutada üht salasõna oma lauaarvutis, teist sülearvutis, kolmandat mobiilseadmes ja neljandat mõnes pilveteenuses. Salasõna lekkimisel on nii võimalik lihtsalt tuvastada kust see “jalutama läks”.

Samuti ei ole ühe salasõna kustutamisel või muutmisel kõik ligipääsud e-postile kadunud.

Täiendavaid salasõnu saab hetkel lisada veebipõhise e-posti vahendusel.

Kirju saab uues platvormis filtreerida ka serveri poolel

Lõpuks on saanud teoks paljude meie kasutajate poolt pikisilmi oodatud võimalus. Nüüd on võimalik lasta sisenevaid kirju filtreerida meie serveritel, mitte e-posti klienttarkvaral.

Kui kasutaja on seadistanud endale filtreid, siis serverid tähistavad, liigutavad, edastavad ja kustutavad kirjad vastavalt nendes kirjeldatud instruktsioonidele juba enne, kui need kliendi seadmesse jõuavad.

See tähendab, et enam pole vaja luua eraldi filtreid igas seadmes, kust neid loetakse. Samuti töötavad filtrid ühtmoodi sõltumata sellest, kuidas kasutaja oma kirjade poole pöördub – olgu selleks siis POP3, IMAP või veebipõhine e-posti klient.

Serveripoolseid filtreid saab täna seadistada veebipõhise e-posti kliendi seadetes.

E-posti seadistamine on kiirem ja dünaamilisem

Postkastide lisamine ja e-posti sätete muutmine muutub palju kiiremaks ja platvorm reageerib muudatustele dünaamilisemalt. Lisatud e-posti aadressid hakkavad edaspidi normaalolukorras tööle kohe peale haldusliideses nupu vajutamist ja muud e-posti sätete muudatused jõustuvad samuti hetkega.

Postkasti kustutamine samas ei toimu enam hetkega – kustutamisele järgneb nüüd 14 päevane karantiiniperiood, mille möödudes postkast hävitatakse. Selle perioodi jooksul on serveri haldajal võimalik otsustada postkasti taastada või see kohe hävitada.  See viimane tähendab kogu postkasti sisu kadumist –  kadunud andmeid pole enam võimalik taastada isegi varukoopiast, sest ka need hävitatakse.

Teenused saavad uued aadressid

Selleks, et mitte sundida olemasolevaid kasutajaid kohe oma seadistusi muutma, oleme otsustanud, et uue e-posti platvormi poole pöördumisel tuleb kasutada uusi teenuste aadresse.

Iga e-posti protokolli jaoks on see nüüd unikaalne:

• SMTP teenuse leiab aadressilt smtp.zone.eu;
• IMAP teenuse leiab aadressilt imap.zone.eu;
• POP3 teenuse leiab aadressilt pop3.zone.eu.

Iseenesest lihtne, kuid nõuab kindlasti harjumist, sest praegused aadressid on kasutusel olnud juba väga pikka aega ja paljudel nö “käe sees”.

Senised aadressid jäävad seotuks eelmise platvormiga.

Selleks, et e-posti seadistamine oleks lihtsam, oleme klientprogrammide seadistamise juhistele lisanud võimaluse tuvastada konkreetsele domeenile kehtivad sätted.

Postkastile nime valimine läheb lihtsamaks

E-posti aadresside loomisel ettevõttes moodustatakse see reeglina kasutaja ees- ja perenimest, seejuures eksisteerib kaks koolkonda – ühed kirjutavad need kokku (jaantamm@domeen.tld) ja teised eraldavad punktiga (jaan.tamm@domeen.tld).

Toome need leerid omavahel kokku ja muudame punkti postkasti nimes valikuliseks. Uuel platvormil viivad ühte postkasti nii aadressidele jaantamm@domeen.tld, jaan.tamm@domeen.tld kui ka j.a.a.n.t.a.m.m@domeen.tld saadetud kirjad.

IMAP kataloogipuu on lihtsam ja ühildub paremini rakendustega