Hea klienditugi on edu valem ehk halloo, miks sa ei vasta?

Kui suur võib olla pettumus olukorras, kus vajad kiiresti töömeest või ehitajat ning saadad e-posti päringu kaheksale spetsialistile, aga mitte keegi neist ei vasta? Või siis vastab neist heal juhul vaid üks… Selline olukord võib paljudele lugejatele tunduda üsna tuttav – mõnikord võib juhtuda isegi nii, et üks spetsialist vastab alles kuue kuu pärast, küsides, kas ta nüüd võib tulla objekti vaatama. Loomulikult on vastus selles olukorras ette teada: ei või!

Sellistes olukordades tekib paratamatult küsimus: miks me siis loome endale uhke kodulehe koos kontaktivormide ja lubadusega, et võtame kiiresti ühendust ning teostame töid, kui me isegi ei viitsi oma e-postile vastata? Eriti teevad nõutuks olukorrad, kus kodulehel soovitatakse nimme võtta ühendust just e-posti teel. Kui sa lubad mul sulle kirjutada, siis palun vasta kah! Kuidas me saame sellises olukorras eeldada, et klient usaldaks meid, kui me ei vaevu isegi tema kirjadele vastama?

Alljärgnevalt jagan lugejaga mõned nipid, mis loodetavasti aitavad mistahes teenuste ja toodete pakkujatel oma kliendisuhtlust palju paremini korraldada.

Kasuta automaatvastajat

Kui sul on kiire ja ei jõua kõigile kirjadele kohe vastata, siis kasuta e-posti automaatvastajat, et teavitada saatjaid, et vastad mõne aja pärast või palud neil helistada. See on eriti kasulik ka puhkuste ajal.

Kui oled juba Zone klient siis automaatvastaja saad aktiveerida ja seadistada Zone veebimailist www.webmail.ee.

Vasta kirjadele kasvõi üks kord päevas, hommikuti või õhtuti

Vasta vähemalt üks kord päevas su postkasti jõudnud kirjadele. See näitab kliendile, et hindad nende päringut. Valmista endale ette kasvõi ports enamlevinud tüüpvastuseid, mida vaid pisut tuunides saad oma klientidele kiiresti ära saata.

Vastates kiiresti, jätad kliendile hea mulje. Isegi kui sellest ei pruugi kohe tehingut sündida, on tulevikus tõenäolisem, et nad valivad sind, kui neil on uusi vajadusi.

Teil võib praegu hästi minna, aga tulevikus kui on vaja kliente juurde, siis kuluksid sellised kliendid marjaks ära.

Et oma elu lihtsamaks teha, siis saad arvutis ja telefonis kasutada lugematu arvu e-posti kliente millega saad klientidega kiirelt suhelda.

E-posti lugemise/vastamise klientprogrammid

Näiteks kui sul on Windowsi arvuti, soovitame kasutad Outlooki või Thunderbirdi. Lisaks veel tasub mainida Windowsi enda klienti Windows Mail, eM Client või Mailbird.

Kui sul on Android telefon

• Gmail: Kui sul on Gmaili konto, siis Gmaili ametlik rakendus on suurepärane valik.
• Microsoft Outlook: Outlook pakub mitmeid funktsioone ja on hea valik, eriti kui kasutad Office 365 teenuseid.
• Blue Mail: See on universaalne e-posti klient, mis toetab mitmeid erinevaid e-posti teenuseid. See pakub ka mitmeid kohandamisvõimalusi.
• K-9 Mail: Kui otsid lihtsat ja avatud lähtekoodiga lahendust.
• Aqua Mail: Aqua Mail on veel üks mitmekülgne e-posti klient, millel on mitmeid kohandamisvõimalusi.

Kui sul on Apple telefon

Apple’i seadmete puhul on sisseehitatud e-posti klient nimega Mail, mis on üsna võimas ja kasutajasõbralik. Siiski on ka teisi populaarseid e-posti kliente iOS-i jaoks. Mõned neist hõlmavad:

• Microsoft Outlook: Nagu Androidi puhul, on Outlook ka iOS-i jaoks suurepärane valik, eriti kui kasutad Office 365 teenuseid.
• Spark: Spark on populaarne kolmanda osapoole e-posti klient, millel on ilus kasutajaliides ja mitmeid mugavaid funktsioone.
• Airmail: Airmail on järjekordne laialdaselt kasutatav e-posti klient iOS-i seadmetel. See toetab mitmeid erinevaid e-posti teenuseid.
• Gmail: Kui kasutad Gmaili, siis Gmaili ametlik rakendus on saadaval ka iOS-ile ja pakub head integratsiooni Google’i teenustega.
• Newton Mail: Newton on e-posti klient, mis keskendub kasutajasõbralikkusele ja kiirusele. See toetab mitmeid e-posti platvorme.

Kõikide levinumate klientide seadistamisjuhendid leiad Zone abikeskkonnast.

Webmail.ee – parim valik Zone kliendile

Ja viimase soovitusena: kui sa ei viitsi või ei taha oma arvutisse või telefoni eraldi e-posti klientprogrammi seadistada, siis Zone kliendina saad kasutada meie vinget, kaasaegset ja turvalist veebipõhist e-posti https://www.webmail.ee .

Põhjaliku juhendi selle kasutamiseks leiad niisamuti meie abikeskkonnast.

Viisakus

Vastates e-kirjale viisakalt, on alati oluline jätta hea mulje ja säilitada professionaalsus. Siin on mõned sammud viisaka e-kirja vastuse koostamiseks:

• Alusta tervitusega: Alusta oma vastust viisakalt, näiteks “Tere [nimi]” või “Ilusat [hommikut/päeva/õhtut]”.
• Täna vastuse eest: Kui saabunud e-kiri sisaldas vastust su varasemale päringule, siis kindlasti täna saatjat selle eest. Näiteks: “Tänan teid kiire vastuse eest.”
• Vastuse sisu: Kui oled ise vastamas saatja päringule, siis selgita arusaadavalt oma vastust või vasta küsimusele. Jää konkreetseks ja väldi segadust.
• Küsi, kas midagi on veel vaja: Kui sinu vastus võib tekitada täiendavaid küsimusi või vajadusi, siis küsi viisakalt, kas on midagi muud, mida sa saad teha või vajadusel selgitada.
• Lõpetamine: Lõpeta e-kiri viisakalt. Näiteks: “Kui teil on veel küsimusi, siis palun ärge kartke küsida” või “Ootan huviga teie järgmist sammu.”
• Allkiri: Lisa professionaalne allkiri, kus on sinu nimi, ametikoht ja kontaktandmed.

Siin on lihtne näide viisakast vastusest:

Tere [nimi],

Tänan teid kiire vastuse eest. Olen tänulik selgituste eest ja hindan teie abi selles küsimuses. Kui teil on veel midagi vaja või kui on veel küsimusi, siis palun andke mulle teada.

Parimate soovidega,[Sinu nimi][Sinu ametikoht][Kontaktandmed]

See on lihtne näide, mida saad kohandada vastavalt konkreetsele olukorrale ja suhtluspartnerile.

Zone pakub sulle kõiki võimalusi

Selleks, et sul oleks Eesti parim e-post ja turvalisim teenus, pakub sulle Zone oma kõigis veebiserveri pakettides e-postide loomise ja nende kasutamise võimalust. Tee postkaste nii palju kui soovid – piiranguid ei ole. E-kirju saad lugeda meie veebimeili kaudu või siis seadistades endale meelepärase e-posti klientprogrammi arvutisse või telefoni.

Juhul, kui su postkast peaks vajama rohkelt lisaruumi, siis pole ka see probleem: vajadusel saad oma e-posti uuendada Premium paketile, millega kaasneb kas 50GiB või 100GiB postkasti maht. Lisainfot selle kohta leiad siit.

Ära jäta endast halba muljet. Viisakas, professionaalne käitumine ja kiire reageerimine on tee hea maine ja eduni.